Cách viết Email gửi và trả lời nhà tuyển dụng ấn tượng và chuyên nghiệp

1. Cách Viết Email Gửi Nhà Tuyển Dụng

a. Tiêu đề Email Rõ Ràng Và Chuyên Nghiệp

Tiêu đề email là yếu tố đầu tiên nhà tuyển dụng nhìn thấy, vì vậy nó cần súc tích, rõ ràng và chuyên nghiệp. Bạn có thể tham khảo một số cách đặt tiêu đề như sau:

• Ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] - [Họ tên]

• Hồ sơ ứng tuyển [Tên vị trí] - [Họ tên]

• [Họ tên] - Ứng tuyển [Tên vị trí]

Ví dụ: Ứng tuyển vị trí Chuyên viên Marketing - Nguyễn Văn A

b. Lời Chào Phù Hợp

Lời chào đầu email cần thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng. Nếu biết tên người nhận, bạn có thể viết:

• Kính gửi Anh/Chị [Họ tên] – Bộ phận [Tên bộ phận]

• Kính gửi Ông/Bà [Họ tên]

Nếu không biết tên cụ thể, bạn có thể viết chung chung nhưng vẫn lịch sự:

• Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng Công ty [Tên công ty]

• Kính gửi Quý Công ty

c. Nội Dung Email Rõ Ràng Và Ngắn Gọn

Giới thiệu bản thân

Ngay phần đầu email, hãy giới thiệu ngắn gọn về bản thân, bao gồm:

• Họ và tên

• Vị trí ứng tuyển

• Nguồn thông tin bạn biết về công việc này (website công ty, LinkedIn, người quen giới thiệu,...)

Nêu lý do ứng tuyển

Đây là phần quan trọng giúp bạn tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng. Hãy thể hiện sự quan tâm của bạn đối với vị trí và công ty bằng cách nhấn mạnh lý do bạn phù hợp:

• Kinh nghiệm, kỹ năng liên quan đến công việc

• Niềm đam mê và động lực ứng tuyển

• Hiểu biết về công ty (sứ mệnh, tầm nhìn, văn hóa,...)

Đính kèm hồ sơ và lời kêu gọi hành động

Sau khi trình bày về bản thân, hãy thông báo về tài liệu bạn đính kèm, thường bao gồm:

• CV (Curriculum Vitae)

• Thư xin việc (Cover Letter, nếu có)

• Các chứng chỉ liên quan (nếu cần)

Ví dụ:

Tôi xin đính kèm CV của mình để Anh/Chị tham khảo. Nếu cần thêm thông tin, tôi sẵn sàng cung cấp theo yêu cầu. Rất mong nhận được phản hồi từ Anh/Chị để có cơ hội trao đổi chi tiết hơn.

Trân trọng cảm ơn!
Nguyễn Văn A
Số điện thoại: [Số điện thoại của bạn]
Email: [Email của bạn]

2. Cách Viết Email Trả Lời Nhà Tuyển Dụng

Khi nhận được email phản hồi từ nhà tuyển dụng, bạn cần trả lời nhanh chóng, chuyên nghiệp và phù hợp với từng tình huống.

a. Trả lời thư mời phỏng vấn

Nếu nhận được lời mời phỏng vấn, hãy xác nhận một cách rõ ràng và chuyên nghiệp:

Tiêu đề: Xác nhận phỏng vấn vị trí [Tên vị trí] - [Họ tên]

Nội dung:

Kính gửi Anh/Chị [Tên],

Cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi. Tôi rất vui khi nhận được thư mời phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Tôi xin xác nhận tham gia phỏng vấn vào [ngày, giờ] theo lịch trình Anh/Chị đề xuất.

Nếu có bất kỳ tài liệu nào cần chuẩn bị trước buổi phỏng vấn, mong Anh/Chị vui lòng thông báo để tôi có sự chuẩn bị tốt nhất.

Trân trọng,
[Họ tên]
[Số điện thoại]
[Email]

Nếu không thể tham gia vào thời gian đề xuất, hãy đề xuất thời gian khác một cách lịch sự:

Tôi rất mong muốn tham gia phỏng vấn nhưng vào [ngày, giờ] tôi có lịch trình khác. Anh/Chị có thể sắp xếp buổi phỏng vấn vào thời gian [thời gian bạn đề xuất] không ạ?

b. Trả lời thư từ chối

Nếu nhận được thư từ chối, bạn có thể phản hồi chuyên nghiệp để giữ ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng:

Tiêu đề: Cảm ơn về cơ hội ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] - [Họ tên]

Nội dung:

Kính gửi Anh/Chị [Tên],

Cảm ơn Anh/Chị và [Tên công ty] đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi và cho tôi cơ hội tham gia quá trình tuyển dụng. Dù rất tiếc khi không thể tiếp tục đồng hành cùng công ty trong vị trí này, tôi vẫn rất trân trọng cơ hội được tìm hiểu thêm về công ty cũng như quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp của quý công ty.

Mong rằng trong tương lai, tôi có thể có cơ hội hợp tác cùng [Tên công ty]. Chúc Anh/Chị và công ty ngày càng phát triển thành công.

Trân trọng,
[Họ tên]

c. Trả lời thư đề nghị làm việc

Nếu nhận được thư mời nhận việc, hãy xác nhận một cách chuyên nghiệp:

Tiêu đề: Xác nhận nhận việc vị trí [Tên vị trí] - [Họ tên]

Nội dung:

Kính gửi Anh/Chị [Tên],

Cảm ơn quý công ty đã dành cho tôi cơ hội gia nhập đội ngũ. Tôi rất vui khi nhận được thư mời làm việc cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Tôi xin xác nhận sẽ nhận việc theo đúng thời gian [ngày bắt đầu] mà công ty đề xuất.

Tôi mong chờ được gặp gỡ đội ngũ và đóng góp vào sự phát triển của công ty.

Trân trọng,
[Họ tên]

Viết email gửi và trả lời nhà tuyển dụng không khó nhưng cần sự chỉn chu và chuyên nghiệp. Dù trong bất kỳ tình huống nào, hãy giữ thái độ lịch sự, ngắn gọn và đúng trọng tâm để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.

Nguồn ảnh Internet

Tìm hiểu các Job của DNSE tại đây